Die Erstellung, Bearbeitung, Ablage und Archivierung essenzieller Dokumente ist eine interdisziplinär verhaftete Aufgabe und lässt sich nicht einer bestimmten Abteilung oder einer einzelnen Funktion zuordnen.

Warum ist das so? Weil der Begriff "essenzielles Dokument" viele verschiedene Dokumente mit unterschiedlichem Inhalt und verschiedenartiger Verwendung beinhaltet. Die Dokumente werden von verschiedenen Personen oder Funktionen, z. B. Medical Writer, Datenmanager oder CRA, in verschiedenen Phasen der klinischen Studie entwickelt. Für all diese wichtigen Dokumente gelten jedoch die gleichen Grundsätze.

Vor diesem Hintergrund sollten Sie als Sponsor folgende wesentliche Aspekte beachten:

Standardisierung auf Unternehmensebene.

Die von Ihnen ausgewählte CRO sollte über Prozesse verfügen, die den Lebenszyklus wesentlicher Dokumente abdecken. Je standardisierter der Ansatz ist, desto weniger Raum bleibt für Unsicherheiten in der Erstellung und Fallstricke bei der Handhabung. Wenn dieser Ansatz gelebt wird, sollte es selbstverständlich sein, dass alle betroffenen Mitarbeiter auf diese Prozesse und deren Dokumentation geschult sind, und die Dokumentation vorgelegt werden kann.

Angemessene Ablage in einem elektronischen oder Papier Trial Master File (TMF).

Papier TMF? Ach, wie altmodisch!

Aber - ist das wirklich so? Wenn Sie eine CRO ausgewählt haben, die einen elektronischen TMF (eTMF) verwendet, müssen einige relevante Leitlinien eingehalten werden, wie z. B. EMA/INS/GCP/856758/2018 ("TMF Guideline") und EMA/INS/GCP/112288/2023 (Guideline on computerised systems and electronic data in clincial trials). Dies scheint eine überschaubare Herausforderung zu sein, solange es um die Einreichung und das Dokumentenmanagement während der Studiendurchführung geht. Bitte bedenken Sie aber, dass diese Vorgaben auch für die gesamte Archivierungsdauer von bis zu 25 Jahren leitlinien- und rechtskonform umgesetzt werden müssen.

Sicherstellen, dass die Prüfärzte ihren Investigator Site File (ISF) angemessen pflegen.

Gemäß der CTR (Clinical Trials Regulation) und der bereits erwähnten Leitlinie EMA/INS/GCP/856758/2018 sind die Investigator Site Files, ISFs, Teil des Trial Master Files. Folglich werden sie als "Investigator TMF" bezeichnet. Als Sponsor sollten Sie sicherstellen, dass sich die an Ihrer klinischen Studie beteiligten Prüfärzte ihrer Verantwortung für die Pflege des Prüfarzt-TMF bewusst sind.

Der klinische Monitor oder CRA wird überprüfen, ob der Investigator TMF angemessen gepflegt und vollständig ist, aber die Verantwortung für die Umsetzung von Beobachtungen des CRA verbleibt immer bei den Prüfärzten und ihren Teams.

Autor: Dr. Christoph Ortland, Januar 2024